13-10-11 – Workshop digitalisering

In vervolg op hoog gewaardeerde workshops digitalisering op 9 december 2010, 15 december 2010, 28 april 2011 en 11 mei 2011, organiseren wij op donderdag 13 oktober 2011 opnieuw een workshop digitalisering. Tijdens deze workshop behandelen wij de vragen vanuit zowel juridisch als organisatorisch perspectief en komen wij met concrete oplossingen. Medewerking zal opnieuw worden verleend door Jeroen Tegelaar en het programma zal (grotendeels) gelijk zijn aan dat van de eerdere workshops.

Onderwerpen

Tijdens de workshop komen onder andere de volgende onderwerpen aan bod:

• Juridisch
  • Administratieplicht en bewaartermijnen. Waarom houdt u eigenlijk een archief bij en welke gegevens moet u hier in opslaan? En hoe lang moet u deze gegevens bewaren?
  • Digitale gegevens en de wet. Maakt de wet onderscheid tussen gegevens die op papier staan en gegevens die elektronisch worden opgeslagen? Op welke wijze moet u met dit onderscheid omspringen?
  • Digitaliseren van gegevens Kunt u uw bestaande administratie zonder problemen digitaliseren en vervolgens de papieren gegevens weggooien? Of levert dit juridische risico’s op?
  • Elektronisch administreren en factureren Is het nog nodig om alle factureren uit te printen, of kunt u uw afnemers ook een factuur per e-mail sturen? En moet u kritisch zijn op inkomende digitale facturen?
  • Privacy en bewaartermijnen Digitaal opgeslagen gegevens zijn erg eenvoudig te doorzoeken en u kunt tussen deze gegevens meer verbanden leggen dan ooit tevoren denkbaar was. Is dat allemaal zomaar toegestaan? En hoe lang mag u de gegevens bewaren?
• Organisatorisch
  • Scope van het project Waar ziet het begrip “digitalisering” in uw organisatie specifiek op? Is het een project van alleen maar inscannen van papieren gegevens, of ook van converteren van bestaande digitale gegevens? En doet u dit zelf of besteedt u dit uit?
  • Technische keuzes Hoe richt u uw systemen zo in dat deze goed aansluiten bij uw werkwijze? Dicteert het systeem uw (nieuwe) werkwijze, of dicteert uw (bestaande) werkwijze juist het (nieuwe) systeem?
  • Verandering in werken Welke impact heeft de omslag naar (volledig) digitaal werken in de bedrijfsvoering? Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheden van tijds- en plaatsonafhankelijk werken die mogelijk zijn na digitalisering.
  • Verantwoordelijkheden Wie is “eigenaar” van de informatie die in uw bedrijf aanwezig is en hoe gaat u hier mee om? Moet alle informatie onder de verantwoordelijkheid van één persoon vallen, of moet deze verantwoordelijkheid juist verdeeld zijn?
  • Risico’s Wilt u werkelijk alle informatie bewaren? Is uw beveiliging op orde? En heeft u als eens gedacht aan de gevolgen voor uw reputatie wanneer bekend zou worden dat uw beveiliging niet op orde is?
  • Kosten Met digitalisering kan zeker geld worden bespaard. Er moet echter niet vergeten worden dat digitalisering ook betekent dat er nieuwe kostenposten bijkomen. Niet alleen kosten gemoeid met de techniek, maar ook kosten vanwege de nieuwe wijze van werken die mogelijk wordt dankzij digitalisering. Hoe gaat u hier mee om?

Door middel van deze brede benadering van het begrip “digitalisering” krijgt u een totaalbeeld van alle relevante issues die spelen en kunt u betere keuzes hieromtrent maken voor uw organisatie.
Het juridische deel van de workshop beperkt zich tot het Nederlands recht. Dat neemt niet weg dat wij uiteraard ook aandacht zullen besteden aan de eventuele internationale herkomst van bepaalde Nederlandse wet- en regelgeving.

Door ervaren specialisten

De workshop wordt verzorgd door de volgende ervaren specialisten.

Theo Bosboom is advocaat en partner IT-recht en Intellectuele Eigendom bij Dirkzwager. Theo heeft veel ervaring met het adviseren van organisaties bij vraagstukken rondom digitalisering en de aanschaf van allerhande IT-systemen en heeft daarnaast ruime ervaring met procederen in IT-zaken. Theo heeft de postdoctorale Grotius opleiding Informaticarecht afgerond (cum laude) en is lid van de Vereniging van Informatica Recht Advocaten (VIRA).

Mark Jansen is advocaat IT-recht en Intellectuele Eigendom bij Dirkzwager. Hij adviseert regelmatig instellingen over allerhande ICT kwesties, waaronder ook over digitalisering. Hij heeft veel affiniteit met allerlei actuele ICT-ontwikkelingen.

Jeroen Tegelaar is werkzaam bij KPMG en is gespecialiseerd in vraagstukken van Risk Management en Compliance in relatie tot thema’s als digitalisering, verbetering van de informatiehuishouding en Business Process Management. Als redacteur van het tijdschrift Informatieprofessional schrijft hij bovendien ook regelmatig over deze onderwerpen.

Wanneer en waar?

De workshop vindt plaats op donderdag 13 oktober 2011, bij Dirkzwager te Arnhem aan de Velperweg 1 vanaf 13.30 uur. Het inhoudelijke programma duurt tot ± 16.15 uur, waarna er nog een borrel plaatsvindt.

Programma

Het voorlopig programma van de middag is als volgt. Mogelijk vinden hier nog enkele kleine wijzigingen in plaats.

Tijdens de aansluitende borrel is er alle gelegenheid om nader kennis te maken met de sprekers en hun collega’s, om uw persoonlijke vragen te stellen en om met de andere deelnemers aan de workshop van gedachten te wisselen.

Uw vragen zijn welkom!

Om de workshop zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij uw praktijk, bieden wij u de gelegenheid vooraf vragen te stellen. U kunt uw vragen tot vrijdag 30 september 2011 indienen door een mailtje te sturen naar ieit@dirkzwager.nl. Vermeld daarbij duidelijk dat het vragen voor de workshop digitalisering betreft.

Wij zullen vervolgens proberen de beantwoording van uw vragen te verwerken in onze presentaties. Mocht uw vraag onverhoopt minder goed in de presentatie in te passen zijn, dan zullen we hier op een andere wijze bij u op terug komen.

Kosten

Voor cliënten van Dirkzwager is de deelname aan de workshop kosteloos, voor andere geïnteresseerden bedragen de kosten € 175,– (exclusief BTW).

Inschrijven

Inschrijven is mogelijk via de centrale aanmeldpagina.

Meer informatie

Voor meer informatie kijkt u in de flyer of neemt u contact met ons op.