U bent hier: Home > Dossiers (achtergrondinformatie) > Eenvoudige checklist IT contracten

Eenvoudige checklist IT contracten

Inleiding

Het sluiten van een goed IT-contract blijkt in de praktijk een hele kunst te zijn. Vaak bieden IT-contracten onvoldoende duidelijkheid over wat er precies geleverd en gepresteerd moet worden en onder welke voorwaarden. Ook komt het geregeld voor dat het contract – of de bijbehorende algemene voorwaarden – veel te eenzijdig zijn, zodat vrijwel alle verantwoordelijkheden en risico’s bij één partij komen te liggen.

Het loont om goed naar het contract te kijken. Een evenwichtig en volledig contract vormt weliswaar geen garantie voor een geslaagd project, maar kan de kans op mislukkingen wel aanmerkelijk verkleinen. Het inzoomen op de contractuele voorwaarden heeft bovendien vaak ook een helende werking, in die zin dat potentiële onduidelijkheden of risico’s nog voor het sluiten van het contract boven komen drijven en nog geadresseerd kunnen worden.

De vraag is uiteraard wat een goed contract is. Die vraag is moeilijk eenduidig te beantwoorden en zal afhangen van concrete omstandigheden van het geval. Met de onderstaande checklist kunt u zelf toetsen of uw IT-contract de belangrijkste te regelen zaken bevat. Uiteraard is daarmee nog niet gezegd dat de zaken ook goed geregeld zijn en dat uw belangen in het contract goed gewaarborgd zijn. Het verdient aanbeveling om ook dat te (laten) toetsen.

Het contract moet in elk geval antwoord geven op de volgende vragen:

Algemeen

  1. Wat is het onderwerp van de overeenkomst? Waar gaat de overeenkomst over en wat moet er dus allemaal in worden geregeld? Staat dit in de overwegingen en de rest van het contract voldoende duidelijk omschreven?
  2. Indien er meerdere overeenkomsten zijn: is de samenhang tussen de verschillende overeenkomsten goed geregeld?
  3. Indien er een aanbestedingsprocedure is gevolgd, blijkt dit uit de overwegingen? Zijn er voorzieningen getroffen voor het geval er zich gebreken voordoen in die aanbesteding?
  4. Zijn de bijlagen van de overeenkomst compleet en in de meest recente versie bijgevoegd? Is duidelijk hoe de bijlagen zich onderling verhouden?
  5. Zijn er algemene voorwaarden van toepassing verklaard en zijn deze bijgevoegd? Zijn deze voorwaarden acceptabel? Zie ook FENIT, ICT~Office, BIZA en ARBIT voorwaarden (IT-contracten)

Leveringsomvang

  1. Is duidelijk omschreven welke producten er precies worden geleverd? Welke software, hardware en eventuele overige goederen?
  2. Is duidelijk omschreven welke diensten er precies worden geleverd? Denk bijvoorbeeld aan installatie en implementatie van software, het ontwikkelen van maatwerksoftware, consultancy, onderhoud, hosting, enz. 
  3. Zijn er duidelijke specificaties voor de te leveren producten? Zo ja, zijn die opgenomen in of als bijlage bij de overeenkomst gevoegd?
  4. Zijn de te verrichten diensten duidelijk omschreven in de overeenkomst of de bijlagen?

 Levertijden en implementatie

  1. Is bepaald wanneer de producten en diensten moeten worden geleverd? Gaat het hier om fatale termijnen of slechts om streefdata? (NB: let op eventuele bepalingen in de algemene voorwaarden)
  2. Indien er een implementatietraject nodig is: is er een goed plan van aanpak of ander document (zoals een PID of implementatieplan) en is dit onderdeel van de overeenkomst?
  3. Zijn de wederzijdse taken en verantwoordelijkheden voldoende duidelijk uitgewerkt? (wie doet wat en wanneer?)
  4. Moet er data worden overgebracht (gemigreerd en/of geconverteerd) van het oude naar het nieuwe systeem? Wie is daarvoor verantwoordelijk en welke eisen gelden daarvoor?   
  5. Is er een duidelijke acceptatieprocedure in het contract opgenomen en is duidelijk welke rechten de afnemer heeft indien de producten/diensten niet geaccepteerd worden?

Software

  1. Indien er software wordt geleverd: hoe wordt de software afgenomen en is dit duidelijk vastgelegd in de overeenkomst? Gaat de software draaien op apparatuur van de afnemer of is er sprake van Software as a Service (SaaS), waarbij de afnemer via een netwerk toegang krijgt tot de software? Gaat het om cloud computing waarbij niet duidelijk is waar de software en/of data opgeslagen zijn?
  2. Indien sprake is van SaaS en cloud computing: zijn er voorzieningen getroffen om de beschikbaarheid van dat netwerk te borgen? Wat gebeurt er bij uitval van het systeem? Kunt u bij uw data? Worden er backups gemaakt, wie is daarvoor verantwoordelijk en waar worden deze opgeslagen? Voldoet het gebruikte netwerk aan de wettelijke eisen omtrent beveiliging en privacy?
  3. Dient er nog software ontwikkeld te worden en zo ja, wanneer en hoe en door wie?
  4. Is er sprake van open source software en zo ja, is hiermee rekening gehouden in de overeenkomst?

Licenties en intellectuele eigendom

  1. Dekken de software licenties het voorgenomen gebruik?
  2. Zijn er beperkende licentievoorwaarden en zijn die acceptabel?
  3. Indien er sprake is van software van derden, worden de licenties hiervoor meegeleverd? Is duidelijk welke partij kan worden aangesproken bij eventuele problemen met die licenties?
  4. Wie heeft de intellectuele eigendomsrechten op eventueel maatwerk? Zie ook Wie heeft de auteursrechten: de opdrachtgever die betaald heeft of de maker?

Prijzen en betalingen

  1. Is voor alle te leveren producten en diensten duidelijk wat er betaald moet worden?
  2. Zijn de betaalmomenten duidelijk bepaald? Lopen de betalingen in de pas met de (deel)leveringen?
  3. Wat is er bepaald over prijsaanpassingen, meerwerk, minderwerk en indexatie?

Onderhoud

  1. Wat houdt onderhoud precies in? Alleen bugfixing of meer? Is er een aparte SLA met concrete service levels waaraan bepaalde onderhoudsprestaties moeten voldoen? Wordt gesproken over oplostijden of alleen responstijden?
  2. Zijn er sancties opgenomen voor het niet voldoen aan de onderhoudsverplichtingen / het niet halen van de service levels?
  3. Wat valt er niet onder het onderhoud? Zijn de daarmee samenhangende risico’s voldoende gewaarborgd in uw eigen organisatie of bij derde leveranciers?

Samenhang met andere software en hardware

  1. Moet de geleverde software/hardware samenwerken met bestaande systemen? Zo ja, komt dat voldoende duidelijk naar voren in de overeenkomst?
  2. Zijn er duidelijke afspraken welke partij in de implementatiefase de koppeling van de verschillende systemen realiseert? Is de eventueel noodzakelijke medewerking van andere partijen geregeld?
  3. Is duidelijk welke partij na implementatie kan worden aangesproken op het functioneren van het gehele systeem (de som der delen)? Is één partij eindverantwoordelijk, of coördineert één partij de werkzaamheden van alle betrokken partijen?
  4. Sluiten de bestaande contracten rondom de te koppelen systemen aan op het voorliggende contract?

Looptijd en beëindiging

  1. Wat is de ingangsdatum en de looptijd van de overeenkomst(en)?
  2. Kan de overeenkomst tussentijds worden opgezegd? Is er een voldoende ruimte opzegtermijn? Zijn de eventueel nadere voorwaarden hiervoor acceptabel?
  3. Kan de overeenkomst worden ontbonden bij bijvoorbeeld faillissement of wanprestatie van de andere partij?
  4. Wat zijn de gevolgen van een eventuele beëindiging? Is het noodzakelijk om voorzieningen te treffen voor de overstap naar een ander systeem bij het einde van de overeenkomst (zoals conversie van gegevens, eventueel verlengd gebruik van de software, etc.)? Zo ja, zijn die voorzieningen op acceptabele voorwaarden getroffen? Zie ook Serie IT-geschillen in de praktijk: ontbinden of opzeggen

Aansprakelijkheid

  1. Zijn er voldoende mogelijkheden om schadevergoeding te claimen in geval van tekortkomingen (bijvoorbeeld te late of ondeugdelijke levering of ernstige verstoringen in het gebruik)?
  2. Is de wederpartij voldoende solvabel om een schadevergoeding in voorkomend geval te betalen? Zijn er voorzieningen getroffen om het risico op een slechte solvabiliteit te ondervangen (verzekering, bankgarantie, etc.)

 Overige bepalingen

  1. Is Nederlands recht van toepassing? Is de Nederlandse rechter bevoegd?
  2. Willen partijen de mogelijkheid hebben eventuele geschillen te beslechten via arbitrage of mediation?
Naar boven scrollen