U bent hier: Home > Rechtsgebieden > Digitalisering

Digitalisering

Digitalisering is zeer ruim begrip. Voor sommigen ziet dit op het inscannen van de bestaande papieren bedrijfsadministratie, zonder verder iets aan de achterliggende bedrijfsprocessen te veranderen. Anderen zien digitaliseren als een procesverandering, waarbij de organisatie een (al dan niet ingrijpende) verandering doorgaat van “analoog denken” naar “digitaal denken”. Hoe u digitalisering ook aanpakt, er zijn enkele juridische aandachtspunten om rekening mee te houden.

Heeft u wel voldoende zicht op uw elektronische informatiestromen?

Veel ondernemers hebben de papieren informatiestromen goed georganiseerd. Middels postoverleggen, interne postbezorging en goede secretariele ondersteuning komen papieren berichten in de regel bij de juiste ontvanger. Door middel van zaken als datumstempels en archivering in verschillende dossiers, wordt zekergesteld dat deze gegevens in de toekomst ook terug te vinden zijn (bijvoorbeeld vanwege bewijsdoeleinden).

De elektronische informatiestroom is vaak veel minder duidelijk georganiseerd. Door middel van e-mail, sms, instant messaging of sociale media kunnen berichten vaak eenvoudig – zowel binnen als buiten de organisatie – circuleren, zonder dat de archivering hiervan goed geborgd is.

Ook die elektronische berichten zijn echter juridisch van groot belang. Voor de totstandkoming van een juridisch bindende overeenkomst hoeft (slechts) sprake te zijn van aanbod en aanvaarding. Zowel aanbod als aanvaarding kan (in de regel) vormvrij plaatsvinden. Het is dus best denkbaar dat een van uw medewerkers per sms een bepaald aanbod doet of aanvaardt, waardoor er (uiteindelijk) een juridisch bindende overeenkomst tot stand komt. U dient hier als organisatie op bedacht te zijn.

Administratieverplichtingen

Daar komt bij dat u als ondernemer verplicht bent een administratie te voeren en de gegevens daarin voor de duur van zeven jaar te bewaren. In die administratie moet in ieder geval alle informatie zijn opgenomen waaruit blijkt of kan blijken wat de rechten en verplichtingen van uw onderneming zijn, evenals alle gegevens die relevant (kunnen) zijn voor de belastingheffing.

Mede gezien hetgeen hiervoor is opgemerkt over de (snelle) totstandkoming van overeenkomsten, betekent dit dat u veel van uw elektronisch opgeslagen gegevens voor de duur van zeven jaar dient te bewaren. Is dit in uw organisatie gewaarborgd? Kunt u bijvoorbeeld alle e-mails die zijn uitgewisseld voorafgaand aan het sluiten van een enkele jaren geleden afgesloten contract nog allemaal terugvinden?

Randvoorwaarden elektronisch contracteren

Zoals hiervoor al aangegeven stelt de wet in veel gevallen geen vormvoorschriften. U bent dus veelal vrij een bepaalde rechtshandeling op papier of juist in elektronische vorm te verrichten. Wel stelt de wet soms enige nadere randvoorwaarden rond elektronisch contracteren. Zo moet u in bepaalde gevallen voldoen aan bepaalde informatieverplichtingen of moet het door u gehanteerde bestelproces aan enkele nadere randvoorwaarden voldoen. Ook is denkbaar dat de wet vereist dat u bij het in elektronische vorm vastleggen van de gemaakte afspraken gebruik maakt van een bestandsformaat dat aan bepaalde randvoorwaarden voldoet. Is dit alles voldoende geborgd in uw organisatie?

Bewijskracht elektronische gegevens

Een ander aandachtspunt is de bewijskracht van elektronisch opgeslagen gegevens. Mocht u ooit in een juridisch geschil met een van uw relaties belanden, dan is het van belang dat u voor de rechter uw stellingen ook daadwerkelijk kunt bewijzen. Het is in dat kader relevant te weten dat de bewijskracht van een scan van een document niet zo groot is als de bewijskracht van het originele document. Aan elektronisch opgeslagen afspraken komt bovendien slechts onder bepaalde omstandigheden zogenaamde “dwingende bewijskracht” toe, dat wil zeggen dat de rechter de inhoud van die afspraken voor waar moet aannemen. Zonder “dwingende bewijskracht” is de waardering van het bewijs geheel aan de rechter.

U zou zogezegd “het kind met het badwater weggooien” wanneer u zonder aandacht voor deze vragen rond bewijskracht aan een digitaliseringsproject zou beginnen.

Elektronisch factureren

Als ondernemer bent u verplicht voor de geleverde producten en diensten een factuur uit te reiken. Onder bepaalde omstandigheden is het toegestaan om deze factuur in elektronische vorm uit te reiken (in plaats van op papier). Het kan lonen te investeren in de juiste software en kennis omtrent elektronisch factureren, zodat u vervolgens kunt besparen op het steeds in papieren vorm opmaken van facturen.

De grenzen van het privacyrecht

Het privacyrecht stelt grenzen aan de verwerking van persoonsgegevens. Aangezien uw bedrijfsadministratie – analoog of digitaal – volstaat met persoonsgegevens, moet ook bij een digitaliseringsproject met deze privacyrechtelijke grenzen rekening worden gehouden. U kunt daarbij denken aan regelgeving op het gebied van de bewaartermijn, de beveiliging en het (verdere) gebruik van de opgeslagen persoonsgegevens.

Ketenafspraken met uw relaties

U kunt overwegen met uw vaste relaties bepaalde ketenafspraken te maken over hoe om te gaan met elektronisch opgeslagen gegevens. Meer concreet zou u afspraken kunnen maken over de wijze van bestellen, de wijze van uitwisselen van gegevens en de bewijskracht van die (uitgewisselde) gegevens. Op die manier kunt u bijvoorbeeld uw onderlinge computersystemen eenvoudig op elkaar aansluiten, zonder dat dit direct nadelige juridische consequenties heeft voor bijvoorbeeld uw bewijspositie of het geheim houden van bedrijfsgevoelige informatie. Het is zaak goed na te denken over wat u precies onderling wenst af te spreken en deze afspraken vervolgens periodiek te herzien.

Gespecialiseerde advocaten Dirkzwager

De advocaten van de sectie intellectuele eigendom en IT-recht van Dirkzwager zijn gespecialiseerd in alle vragen die spelen rondom digitalisering. Zij hebben bovendien veel affinitieit met de praktische kant van een digitaliseringsproject. In de categorie digitalisering van deze kennispagina vindt u diverse nieuwsberichten die door ons zijn geschreven over dit onderwerp. Mocht u meer willen weten over digitalisering, neem dan contact op met Mark Jansen.

Naar boven scrollen